電子契約システムを導入します

宇治田原町では、自治体DXの推進により、業務効率化を図るため、インターネット上で契約を締結できる電子契約サービスの運用をスタートします。
利用範囲は令和8年1月以降に締結する契約について、受注者からの希望があった場合にのみ実施するもので、引き続き書面による契約も可能です。

• 電子契約サービスとは、契約書などの書面を電子データとして作成、締結、管理するためのシステムのことです。従来の紙の契約書に代わり、オンライン上で契約手続きを完結できるため、業務効率の向上やコスト削減に繋がります。
• 電子契約サービスは、インターネット環境があれば利用でき、電子署名とタイムスタンプにより文書の改ざんを防止できるため、契約の真正性が担保されます。
• 電子契約サービスは、事業者様(契約相手方)の希望があった場合に限り利用するもので、従来どおり書面による契約締結も可能です。

• サービス提供事業者：弁護士ドットコム株式会社
•  電子契約サービス名：クラウドサイン
• 電子署名方法：事業者署名型(立会人型)電子署名

本サービスの利用に際し、事業者様側で上記のサービス提供事業者と利用契約を締結する必要はありません。インターネットメールが受信できるメールアカウント、インターネット回線、それらを扱えるパソコンやタブレット等の機器のみでご利用いただけます。

電子契約に印紙税は不要

• 印紙税…紙の契約書は法律により収入印紙(200円から数万円)の貼付が義務付けられていますが、電子契約により契約締結した場合は、印紙税納付が不要になります。
• 郵送費…電子契約はWEB上で契約を締結するため、郵送費用が不要になります。
• 印刷費…紙の契約書を作成する場合、印刷用紙、インク、封筒などが必要になりますが、電子契約ではこれらの費用が不要になります。
• 人件費…契約書の作成、印刷、郵送、保管、管理など、紙の契約書では多くの手間と時間がかかっていましたが、電子契約ではこれらの作業を効率化できるため、人件費を削減できます。

電子契約は印刷・製本・押印・郵送に要する時間(工数)が不要。

電子契約の場合

1. 発注者が契約書をクラウド上にアップロード。
2. 発注者が電子署名により同意。
3. 受注者が電子署名により同意。

書面契約の場合

1. 発注者が契約書を紙で印刷して製本し受注者に送付。
2. 受注者が押印、印紙を貼付した契約書を発注者に返送。
3. 発注者が押印、割印した契約書のうち、受注者分を返送。

保管・管理の効率化とコンプライアンスの強化

•  契約書は法律により、一定期間保存が義務付けられています。紙の契約書の場合、原本をファイリングし、キャビネットなどに鍵をかけて保管しておくのが一般的ですが、電子契約の場合、契約書はデータとしてクラウド上にまとめて保管できますので、環境負荷を低減し、保管スペースの課題解消につながるとともに、情報漏えいや紛失のリスクも回避します。
•  書面契約には書類の偽造や改ざんといったリスクが潜んでいますが、電子契約では、契約するまでに関わった担当者や過程を細かくログとして記録できるのに加え、電子署名やタイムスタンプを用いることでリスクを下げることが可能です。

電子契約サービス(クラウドサイン)を利用した契約締結をする場合には、発注者(以下、町)が受注者(以下、事業者)にクラウドサインを利用した契約締結の意思確認を行います。

事業者は、電子契約を希望する場合、町が指定する日までに「電子契約利用申出書」を提出してください。

「電子契約利用申出書」は、当該契約を電子契約で行うことの承諾とあわせて、利用するメールアドレスをお伝えいただくもので、契約毎に提出が必要です。

町が契約書類のPDFデータをクライドサイン(WEB上のサービス)にアップロードし、契約内容に同意して電子署名を行います。

町が同意した後、クラウドサインから事業者に対して、「電子契約利用申出書」に記載のメールアカウント宛てに契約承認依頼が自動で送信されます。

クラウドサインから通知されたURLからWEB上で契約内容を確認し、承認(同意)すると、タイムスタンプが付与されて電子契約の締結が完了します。

電子署名及びタイムスタンプが付与されると、電子契約ファイル及び合意締結証明書が作成され、契約者各々のメールアドレス宛に、締結完了のメールが届くため、ダウンロードして保存します。

以下の契約は電子契約が利用できません。

• 書面で行うことが法令等で規定されているもの公正証書によって契約を締結すべきことが法律で定められている契約(公正証書によって契約を締結すべきことが法律で定められている契約、特定商取引において、消費者保護のため書面を交付する義務のある契約)
•  自動更新条項が付されているもの
•  その他電子契約によることが適当でないと認められるもの