(目的)

第1条　この規程は、宇治田原町における文書事務の適正かつ能率的な運営を図るため、必要な事項を定める。

(定義)

第2条　文書とは、町所管の公文書、図書、官報その他の公用文書をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(企画財政課長の責務)

第4条　企画財政課長は、文書事務に関する総合的な調整を図るとともに、各課における文書の処理について報告を求める等随時調査を行い、常に適正かつ円滑に処理されるように指導し、適正な措置を命ずることができる。

(総務課長の責務)

第5条　総務課長は、次に掲げる文書事務を円滑、適正に行うよう留意するものとする。

(各課長の責務)

第6条　各課長は、次に掲げる文書事務を処理し、常に所管課の文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、職員を指導してその管理に努めなければならない。

(文書の分類)

第7条　文書は、文書分類番号表(別表第1)の区分により分類、整理、処理するものとする。

(文書処理の年度)

第8条　文書処理の年度は、別に定めがあるものを除き、毎年4月1日から翌年3月31日までとする。

(文書の受領)

第9条　町に到着した文書は、総務課において受領する。

(時間外到着文書の取扱い)

第10条　執務時間外に到着した文書は、当直に従事する職員が受領し、すべて総務課に引き継ぐものとする。

(受領文書の登録及び配布)

第11条　総務課は、受領した文書を次に掲げる方法により処理する。

(登録の省略)

第12条　次に掲げる文書は、前条の登録を省略することができる。

(出先機関等での取扱い)

第13条　水道事業及び下水道事業の所管に属する文書は、この規程を準用のうえ上下水道課で適宜処理するものとする。ただし、重要事項である文書については、この規程の定めるところにより処理しなければならない。

(文書の処理)

第14条　重要と認められる文書については、所管理事又は所管課長の判断により町長及び副町長に供覧しなければならない。

(事案の処理)

第15条　事案の処理は、すべて文書で行い、上司の決裁を受けなければならない。ただし、軽易なもの及びあらかじめ定められた方法により処理するものについては、この限りでない。

(文書の作成)

第16条　文書の起案にあたっては、次の事項に留意して行わなければならない。

(回議書の作成)

第17条　回議書は、次の事項に基づき作成しなければならない。

(文書の審査)

第18条　各課長は、所管課におけるすべての文書について、次の事項を審査し、文書の作成、処理方法等について指導しなければならない。

(合議)

第19条　事案の内容が他の部・課に関係のある場合は、関係する部・課長等に合議しなければならない。

(文書の決裁及び合議の順序)

第20条　文書の決裁及び合議の順序は、次のとおりとする。

(合議及び決裁の取扱い)

第21条　文書の合議及び決裁を受ける場合は、次の方法により取り扱うものとする。

(合議及び決裁文書の変更)

第22条　合議及び決裁の後において、内容に変更が生じた場合又は廃案にした場合は、その合議及び決裁順序に従い、再度合議及び決裁を受けなければならない。

(施行文書の登録)

第23条　施行を要する文書は、最終決裁終了後、次の区分により登録し施行する。

(施行者名)

第24条　文書の施行者名は、町長名又はその他の機関の長名とする。ただし、特に軽易なものにあっては町名又は部・課名を、庁内文書にあっては副町長又は部・課長名を用いることができる。

(施行文書の記号及び番号)

第25条　登録した施行文書には、記号及び番号を付するものとする。

(施行日)

第26条　文書の施行日は、第23条第1項による登録の日とする。ただし、特に定める日があるときは、企画財政課長と協議のうえ定めることができる。

(公印)

第27条　登録した施行文書には、すべて公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書等で所管課長が必要でないと認めたものについては、省略することができる。

(文書の発送)

第28条　各課の文書の発送は、原則として、総務課で取り扱うものとする。

(文書の完結)

第29条　完結した文書は、当該文書及び関係する帳簿に完結日を記入しなければならない。

(文書の編てつ)

第30条　完結文書は、次により編てつし、簿冊を編さんするものとする。

(文書の保存)

第31条　各課長は、所管の文書について、散逸、汚損等のないように努めるとともに、常にその所在を明確にし、迅速に情報の検索ができるように保存しておかなければならない。

(保存期間)

第32条　文書の保存期間は、その文書の重要度に応じて法令その他別に定めのあるものを除き、次に掲げる文書の区分に従うものとする。ただし、この規程に定める期間が法令等に定める期間を超えるものについては、この規程の定めるところによる。

(文書の保存場所及び保存方法)

第33条　文書の保存場所及び保存方法は、企画財政課が別に定める。

(文書の廃棄)

第34条　所管課長は毎年1回以上保存文書を調査し、保存期間を経過した文書については、企画財政課長と協議のうえ、所管理事の決裁を受けて遅滞なく廃棄しなければならない。

(廃棄の方法)

第35条　文書の廃棄は、裁断、焼却、その他企画財政課長が適当と認める方法により処理しなければならない。

(補則)

第36条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。