○宇治田原町文書取扱規程

平成14年4月1日

規程第5号

(目的)

第1条 この規程は、宇治田原町における文書事務の適正かつ能率的な運営を図るため、必要な事項を定める。

(定義)

第2条 文書とは、町所管の公文書、図書、官報その他の公用文書をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

2 文書は、常に整理し、その所在及び処理経過を明確にし、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。

3 文書は、法令その他別に定めがあるものを除き、関係者以外の者に閲覧若しくは複写させ、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、所管課長の承認を得たときは、この限りでない。

(企画財政課長の責務)

第4条 企画財政課長は、文書事務に関する総合的な調整を図るとともに、各課における文書の処理について報告を求める等随時調査を行い、常に適正かつ円滑に処理されるように指導し、適正な措置を命ずることができる。

(総務課長の責務)

第5条 総務課長は、次に掲げる文書事務を円滑、適正に行うよう留意するものとする。

(1) 文書の収受及び配布に関すること。

(2) 文書の発送に関すること。

(各課長の責務)

第6条 各課長は、次に掲げる文書事務を処理し、常に所管課の文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、職員を指導してその管理に努めなければならない。

(1) 文書の受理及び決裁に関すること。

(2) 完結文書の編さん、保存及び廃棄に関すること。

(3) 企画財政課及び各課との連絡調整に関すること。

(4) その他文書事務の改善及び促進に関すること。

(文書の分類)

第7条 文書は、文書分類番号表(別表第1)の区分により分類、整理、処理するものとする。

2 企画財政課長は、文書分類番号表について必要な調査を行い、その適正を図らなければならない。

(文書処理の年度)

第8条 文書処理の年度は、別に定めがあるものを除き、毎年4月1日から翌年3月31日までとする。

(文書の受領)

第9条 町に到着した文書は、総務課において受領する。

(時間外到着文書の取扱い)

第10条 執務時間外に到着した文書は、当直に従事する職員が受領し、すべて総務課に引き継ぐものとする。

(受領文書の登録及び配布)

第11条 総務課は、受領した文書を次に掲げる方法により処理する。

(1) 町又は町長を宛名とした文書は、当該文書の上部余白に受付日付印(別表第2)を押印し、及び所定事項を記入し、文書受付簿(別記第1号様式)に登録後、所管部長に配布する。

(2) 親展文書は、名宛人に配布する。

(3) 書留、配達記録、配達証明、内容証明、その他総務課長が特殊文書と認めた文書は、特殊文書受付簿(別記第2号様式)に登録後、封かんのまま所管課に配布し、受領印を徴取する。

(4) その他前各号に掲げるもの以外の文書は、宛名となっている所管課に配布する。

(5) 複数の課に関係のある文書は、最も関係の深い課に配布し、他の関係課にその文書の写しを配布する。

2 所管部長は、総務課から配布された文書を確認し、関係課長に配布しなければならない。その際に、配布された文書がその部の所管に属さないものであるとき、又は誤って配布されたものであるときは、直ちに総務課長に連絡しなければならない。

3 所管課は、受領した文書を確認し、総務課において登録されていない文書については、当該文書の上部余白に各課の受付日付印を押印し、各課の文書受付簿に登録する。ただし、総務課による登録を必要とするものは総務課に回送する。

(登録の省略)

第12条 次に掲げる文書は、前条の登録を省略することができる。

(1) 窓口事務に関する届書及び申請書に類する文書

(2) 儀礼的な通知書及び案内書で軽易な文書

(3) 新聞、雑誌等の文書

(4) 差出人不明の文書

(5) その他前各号に掲げるものと同程度に軽易な文書

(出先機関等での取扱い)

第13条 水道事業の所管に属する文書は、この規程を準用のうえ上下水道課で適宜処理するものとする。ただし、重要事項である文書については、この規程の定めるところにより処理しなければならない。

2 教育委員会の所管に属する文書は、この規程を準用のうえ学校教育課が文書主管業務を担当し、適宜処理するものとする。ただし、重要事項である文書については、この規程の定めるところにより処理しなければならない。

3 議会の所管に属する文書は、この規程を準用のうえ議会事務局が適宜処理するものとする。ただし、重要事項である文書については、この規程の定めるところにより処理しなければならない。

(文書の処理)

第14条 重要と認められる文書については、所管部長又は所管課長の判断により町長及び副町長に供覧しなければならない。

2 所管課長は、配布された文書について必要な処理を確認し、担当職員にその処理を命ずるものとする。

(事案の処理)

第15条 事案の処理は、すべて文書で行い、上司の決裁を受けなければならない。ただし、軽易なもの及びあらかじめ定められた方法により処理するものについては、この限りでない。

2 文書の起案は、すべて回議書(別記第3号様式及び別記第4号様式)を用いなければならない。

(文書の作成)

第16条 文書の起案にあたっては、次の事項に留意して行わなければならない。

(1) 原則として一事案ごとに作成すること。

(2) 起案の理由、説明、経過及び根拠となる関係法規等を記載し、関係文書を添付すること。

(3) 経費の伴う事業については、予算との関係を明らかにすること。

(4) 収受文書に基づいて起案した文書には、収受文書を添付すること。

(5) 同一の事業で起案を重ねる場合は、その完結に至るまでの関係書類を添付すること。

(回議書の作成)

第17条 回議書は、次の事項に基づき作成しなければならない。

(1) 次の決裁区分を記入すること。

 甲:特別職

 乙:部長

 丙:課長

(2) 合議を要するものは、合議欄に該当する部・課長名等を記入すること。

(3) 件名は、内容が容易に判明するよう明確かつ簡潔であること。

(4) 秘密の保持又は特殊な取扱いを要するものは、その旨記載すること。

(文書の審査)

第18条 各課長は、所管課におけるすべての文書について、次の事項を審査し、文書の作成、処理方法等について指導しなければならない。

(1) 決裁区分、文書分類番号、保存期間、施行等文書の処理方法は正しいか。

(2) 合議、決裁にあたり必要な説明、資料、その他の要件が十分か。

(3) その他公文書作成に必要なこと。

(合議)

第19条 事案の内容が他の部・課に関係のある場合は、関係する部・課長等に合議しなければならない。

2 各部・課長が前項の規定により合議を求められたときは、直ちに同意又は不同意を決定しなければならない。この場合において、決定に日時を要する場合は、その理由等を所管課長に連絡しなければならない。

3 予算の執行及び今後の予算編成の変更を伴う起案については、企画財政課長及び財政管財係長の合議を受けなければならない。

4 出納業務に関連するもので所管課長が必要と判断するものについては、会計課長の合議を受けなければならない。

(文書の決裁及び合議の順序)

第20条 文書の決裁及び合議の順序は、次のとおりとする。

(1) 決裁文書は、起案者から関係課員に回議し、関係係長の意思決定後、課長補佐、課長、部長及び副町長を経て町長に提出する。

(2) 合議を要する場合は、所管部長の決裁の後とする。

(合議及び決裁の取扱い)

第21条 文書の合議及び決裁を受ける場合は、次の方法により取り扱うものとする。

(1) 課内における回議及び決裁は、起案者が取り扱う。

(2) 課外の合議及び決裁は、所管課長又は関係係長を通じて行う。

(3) 町長及び副町長の決裁は、総務課において取り扱う。

2 緊急を要する文書については、所管課長の指示により起案者自ら処理することができる。

(合議及び決裁文書の変更)

第22条 合議及び決裁の後において、内容に変更が生じた場合又は廃案にした場合は、その合議及び決裁順序に従い、再度合議及び決裁を受けなければならない。

(施行文書の登録)

第23条 施行を要する文書は、最終決裁終了後、次の区分により登録し施行する。

(1) 宇治田原町公告式条例(昭和31年条例第1号)による文書は、公告示簿(別記第5号様式)に登録すること。

(2) その他の文書は、文書発送簿(公印使用簿)(別記第6号様式)に登録すること。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げるものについては、文書の登録を省略することができる。

(1) 窓口事務に関する証明書等で軽易な文書

(2) 事務連絡等の軽易な文書等で公印を使用しない文書

(3) その他所管課長が必要でないと認めた文書

(施行者名)

第24条 文書の施行者名は、町長名又はその他の機関の長名とする。ただし、特に軽易なものにあっては町名又は部・課名を、庁内文書にあっては副町長又は部・課長名を用いることができる。

(施行文書の記号及び番号)

第25条 登録した施行文書には、記号及び番号を付するものとする。

2 文書の記号及び番号は、次の各号に掲げるものを連記して表示しなければならない。

(1) 町名の首字「宇」

(2) 文書発送簿の略号

(3) 文書発送簿の登録番号

(施行日)

第26条 文書の施行日は、第23条第1項による登録の日とする。ただし、特に定める日があるときは、企画財政課長と協議のうえ定めることができる。

(公印)

第27条 登録した施行文書には、すべて公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書等で所管課長が必要でないと認めたものについては、省略することができる。

2 公印を使用する場合は、宇治田原町公印規程(平成8年規程第2号)第7条の定めるところにより、公印保管者の許可を受けなければならない。

(文書の発送)

第28条 各課の文書の発送は、原則として、総務課で取り扱うものとする。

(文書の完結)

第29条 完結した文書は、当該文書及び関係する帳簿に完結日を記入しなければならない。

2 文書の完結日は、次の号による。

(1) 例規、公示、令達文書は、所定の手続きにより公布した日

(2) 一般文書は、施行又は発送を終了した日。ただし、照会文書は回答があった日

(3) 契約関係文書は、契約締結の日又は契約期間満了の日

(4) 訴訟関係書類は、当該事件が完結した日

(5) 賞状、辞令等は、本人に交付した日

(6) 出納関係書類は、当該出納のあった日

(7) その他の文書(伺い、復命、届等)は、最終決裁終了の日

(8) 帳簿類は、最終の記録を終了した日

(文書の編てつ)

第30条 完結文書は、次により編てつし、簿冊を編さんするものとする。

(1) 文書分類番号、保存期間別に区分し、文書の完結順に編てつする。

(2) 編てつした文書には、1件ごとに文書の右上に編てつ番号を記入し、簿冊ごとに文書目録を作成し添付する。

(3) 簿冊の厚さの上限は概ね10cmとし、内容や期間で適宜分冊する。

(4) 保存上必要があると認められるときは、区分用紙を用いて年度を明確にし、複数年度分をあわせて編てつすることができる。

(5) 2以上の分類に関係する文書は、最も関係の深い分類に区分する。

(6) 図面等で同一簿冊に編てつできないものは、その旨を関係文書に明記し、別に編さんして分冊として取り扱う。

(7) 各簿冊には、表紙及び背表紙をつけ、必要事項を記載しなければならない。

(文書の保存)

第31条 各課長は、所管の文書について、散逸、汚損等のないように努めるとともに、常にその所在を明確にし、迅速に情報の検索ができるように保存しておかなければならない。

(保存期間)

第32条 文書の保存期間は、その文書の重要度に応じて法令その他別に定めのあるものを除き、次に掲げる文書の区分に従うものとする。ただし、この規程に定める期間が法令等に定める期間を超えるものについては、この規程の定めるところによる。

(1) 特に重要な文書 永年

(2) 重要な文書 10年

(3) 通常の文書 5年

(4) 軽易な文書 1年

2 前項の区分基準は、文書保存期間基準表(別表第3)のとおりとする。

3 文書の保存期間は、当該文書の完結日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

(文書の保存場所及び保存方法)

第33条 文書の保存場所及び保存方法は、企画財政課が別に定める。

(文書の廃棄)

第34条 所管課長は毎年1回以上保存文書を調査し、保存期間を経過した文書については、企画財政課長と協議のうえ、所管部長の決裁を受けて遅滞なく廃棄しなければならない。

2 保存期間を経過した文書であっても、なお保存の必要があると認めるときは、企画財政課長と協議のうえ、期間を定めて当該文書の保存期間を延長することができる。

(廃棄の方法)

第35条 文書の廃棄は、裁断、焼却、その他企画財政課長が適当と認める方法により処理しなければならない。

(補則)

第36条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。

附 則

この規程は、平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成17年4月1日規程第2号)

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成19年4月1日規程第1号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成22年4月1日規程第1号)

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成24年4月1日規程第2号)

この規程は、平成24年7月9日から施行する。

附 則(平成24年4月1日規程第5号)

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成28年4月1日規程第2号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年4月1日規程第3号)

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

別表第1(第7条関係)

文書分類番号表

大分類/中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

01

総務

総括庶務

組織運営

町政・企画

秘書・渉外

広報・公聴

情報・文書

統計・調査

人権・平和

選挙

議会

庁舎建設


02

人事

総括庶務

人事

給与・手当

福利厚生

労務

 

 

 

 

 

 

 

03

財務

総括庶務

財政

監査

会計

町税

財産管理

入札参加資格

 

 

 

 

 

04

戸籍住民

総括庶務

戸籍

住民基本台帳

外国人在留管理

印鑑登録

臨時運行

既決犯罪

墓地埋火葬

行政証明

 

 

 

05

社会福祉

総括庶務

地域福祉

児童福祉

母子福祉

障害者福祉

高齢者福祉

介護保険

老人保健

福祉医療

国民健康保険

国民年金

後期高齢

06

保健衛生

総括庶務

保健指導

環境・衛生

清掃

運営管理

 

 

 

 

 

 

 

07

生活安全

総括庶務

消防

防災

公安

交通災害共済

交通対策

 

 

 

 

 

 

08

産業経済

総括庶務

農業振興

農業委員会

山村振興

林業振興

畜水産

商工・観光

消費生活・労働

 

 

 

 

09

都市計画

総括庶務

土地利用規制

都市計画

開発指導

公園

砂利採取

屋外広告物

新名神高速道路

宇治田原山手線




10

建設

総括庶務

道路・橋りょう

河川

境界明示

住宅

災害復旧

 

 

 

 

 

 

11

下水道

総括庶務

公共下水道 庶務

公共下水道 管理普及

公共下水道 計画建設

浄化槽整備事業 庶務

浄化槽整備事業 管理普及

浄化槽整備事業 計画建設

 

 

 

 

 

12

教育

総括庶務

教育委員会

学校教育

教育機関

社会教育

文化財

社会体育

 

 

 

 

 

13

水道

総括庶務

水道事業庶務

財務

業務

工務

上水道事業

簡易水道事業

飲料水供給事業





14

議会

総括庶務

本会議

委員会

協議会

 

 

 

 

 

 

 

 

注:各中分類に関する小分類は、別に定める。

別表第2(第11条関係)

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別表第3(第32条関係)

文書保存期間基準表

項目

永年

10年

5年

1年

条例、規則、告示、訓令、通達及び指令等に関する文書

 

 

 

町史及び町史の資料となる文書

 

 

 

行政の総合計画並びに重要な事業計画及び実施に関する文書

 

 

 

行政の機構組織に関する文書

 

 

 

表彰及び褒賞に関する文書

 

 

 

境界変更及び廃置分合に関する文書

 

 

 

機関の設置廃止に関する文書

 

 

 

重大な災害、事故に関する文書

 

 

 

不服申立て、訴訟等に関する文書

 

 

議会に関する文書

 

職員の任免・賞罰等人事に関する文書

 

財産・予算・決算等財務に関する文書

 

調査及び統計に関する文書

 

契約及び認可・許可に関する文書

 

工事施行図書等に関する文書

 

台帳及び原簿

 

申請・報告・届出に関する文書

 

協議会に関する文書

 

陳情及び請願に関する文書

 

国及び府の補助金・負担金に関する文書

 

軽易な照会、回答に関する文書

 

 

 

定例的又は軽易な証明等の申請に関する文書

 

 

 

ほか永年保存の必要があると認められる文書

 

 

 

ほか5年を超えて10年までの期間保存の必要があると認められる文書

 

 

 

ほか1年を超えて5年までの期間保存の必要があると認められる文書

 

 

 

ほか1年を超えて保存の必要を認めない文書

 

 

 

※ 上記は、すべて原本に関する保存期間であり、控え分については活用期間によるものとする。

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宇治田原町文書取扱規程

平成14年4月1日 規程第5号

(平成29年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成14年4月1日 規程第5号
平成17年4月1日 規程第2号
平成19年4月1日 規程第1号
平成22年4月1日 規程第1号
平成24年4月1日 規程第2号
平成24年4月1日 規程第5号
平成28年4月1日 規程第2号
平成29年4月1日 規程第3号